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Vermietungen - Verträge

Verträge​

Unter Vermietungen > Verträge findest du eine Übersicht aller abgeschlossenen Vertragslaufzeiten für deine Mietobjekte. Ein Vertrag entsteht, wenn eine Einheit über einen Tarif vom Typ Vertragsbuchung gebucht wird (siehe Abschnitt “Tarife”) – also immer dann, wenn eine Einheit nicht einmalig, sondern wiederkehrend genutzt und in regelmäßigen Abständen abgerechnet wird (z. B. eine wöchentliche Hundebetreuung).

Vertragsübersicht​

Über den Button Aktion in der jeweiligen Zeile hast du folgende Möglichkeiten:

  • Bearbeiten – den Vertrag anpassen
  • Vertrag beenden (bestehende Rechnungen bleiben erhalten, der Vertrag generiert keine neuen Rechnungen mehr und wird geschlossen)
  • Vertrag stornieren (der Vertrag und alle zugehörigen Rechnungen werden rückwirkend storniert)
  • Vertragsdetails ansehen
  • Vertragsdetails versenden – den Vertrag erneut an den Kunden senden

Über den grünen Button Tools stehen dir verschiedene Massenaktionen zur Verfügung:

  • Als “offen” markieren
  • Als “beendet” markieren
  • Als “storniert” markieren
  • Vertragsdetails versenden/runterladen
  • Für Newsletter anmelden
  • Kundengruppe zuweisen
  • Empfängergruppe zuweisen
  • Tabelle drucken
  • als CSV Datei exportieren

Vertrag bearbeiten​

Mit Klick auf die Vertragsnummer öffnet sich der jeweilige Vertrag zur Bearbeitung. Die Informationen verteilen sich auf mehrere Reiter:

Reiter Vertrag​

Hier siehst du die Basisdaten des Vertrags: Vertragsnummer, Kunde und Mieter. Über das Feld Status kannst du den Vertrag direkt umstellen:

  • Laufend – der Vertrag ist aktiv, es werden regelmäßig Rechnungen erzeugt
  • Beendet – der Vertrag wird ruhend gestellt, es werden keine neuen Rechnungen mehr generiert
  • Storniert – alle bisherigen Vertragsabrechnungen werden rückwirkend storniert
warnung

Setzt du den Vertrag auf Storniert, werden alle dazugehörigen Rechnungen rückwirkend storniert. Nutze diese Option nur, wenn keine Forderungen an den Kunden bestehen. Sowohl Beendet als auch Storniert lassen sich nicht rückgängig machen – möchte der Kunde später wieder buchen, lege einen neuen Vertrag an.

Reiter Vertragsdaten​

Hier findest du die Vertragslaufzeit im Detail, z. B. Beginn und Ende. Über das Feld Kündigung zum kannst du ein Kündigungsdatum hinterlegen – der Vertrag wird dann automatisch zu diesem Datum auf “beendet” gesetzt. Kunden können je nach Einstellung auch selbst über ihren Kunden-Account kündigen; die hinterlegte Kündigungsfrist wird dabei automatisch berücksichtigt.

warnung

Das Kündigungsdatum muss in der Zukunft liegen, damit der Automatismus korrekt greift. Ein rückwirkendes Datum hat keine Auswirkung – beende den Vertrag in diesem Fall manuell über den Status “beendet”.

Auch der Vertragsbeginn lässt sich hier nachträglich ändern; Vertragsende und nächstes Rechnungsdatum passen sich automatisch an. Das ist allerdings nur möglich, solange für den Vertrag maximal eine Rechnung existiert.

Reiter Verlängerungsoptionen​

Hier legst du fest, ob und wie sich der Vertrag nach Ablauf der Laufzeit automatisch verlängert (siehe auch Vertragsvorlagen), z. B. mit einem abweichenden Anschlussbetrag oder -rabatt.

Reiter Preise​

Hier siehst du den vereinbarten Betrag des Vertrags und kannst z. B. einen individuellen Rabatt hinterlegen, der auch bei automatischen Verlängerungen berücksichtigt wird.

Reiter Zahloptionen​

Hier legst du die Zahlweise des Vertrags fest (z. B. “einmal pro Laufzeit”) sowie die zugehörige Zahlungsart.

Reiter Rechnungen/Buchungen​

Hier findest du alle zu diesem Vertrag gehörenden Rechnungen sowie die zugehörigen Einzelbuchungen im Überblick.

Reiter Produkte​

Hier kannst du dem Vertrag zusätzliche Produkte oder Dienstleistungen zuordnen.

Reiter Historie​

Hier siehst du alle bisherigen Änderungen am Vertrag im zeitlichen Verlauf nachvollziehbar dokumentiert.

Vertragsdetails als PDF-Anhang​

Schließt ein Kunde bei dir einen Vertrag ab, erhält er automatisch mit der Buchungsbestätigung die Vertragsdetails als PDF-Anhang per E-Mail. Darin findet er eine vollständige Übersicht aller relevanten Angaben, u. a.:

  • Vertragsbeginn und Vertragsende
  • Kündigungsfrist
  • Laufzeit
  • Betrag
  • Anschlusslaufzeit und Anschlusskündigungsfrist
  • weitere für die Buchung relevante Vertragsinformationen

Eigene Vertragsbedingungen kannst du in der jeweiligen Vertragsvorlage hinterlegen – diese werden automatisch in den Vertragsdetails-PDFs ausgegeben. Der Button zu den Vertragsbedingungen wird deinem Kunden außerdem bereits im letzten Checkoutschritt angezeigt, sodass er sich schon vor Abschluss der Buchung darüber informieren kann.

Möchtest du die Vertragsdetails erneut versenden, hast du zwei Möglichkeiten:

  • Individuell: über den Aktions-Button in der Vertragsübersicht > Vertragsdetails versenden
  • Als Sammelversand: markiere mehrere Verträge und verschicke die Vertragsdetails gesammelt über Tools

Über Tools kannst du die Vertragsdaten außerdem gefiltert (z. B. nach Laufzeit oder Vertragsart) als Datensatz exportieren – praktisch für deine Ablage, interne Auswertungen oder die Weitergabe an Dritte (z. B. den Steuerberater).